Una de las actividades estratégicas no atendida con el debido nivel de importancia es sin duda la elaboración de los perfiles y la descripción del puesto de trabajo. Cuando en la Organización hablamos de documentar los conocimientos, habilidades, actitudes, competencias, etc., de una posición, pareciera una actividad castigo que alguien debe de realizar.
Es común que esta función la deleguemos en analistas, auxiliares o incluso pasantes; quienes más allá de su interés por aprender y demostrar; el acompañamiento no se realiza adecuadamente para el desarrollo de esta actividad tan importante
No contar con Perfiles y Descripciones de Puesto o que no se encuentren debidamente elaborados; no permitirá la correcta planeación; gestión y desarrollo del Talento Humano. Problemas como rotación, ineficiencia operativa, estrés, desvinculaciones, conflictos jefe-colaborador, surgen precisamente por no tener clara la competencia que debe cubrir una persona; dejando la decisión a la famosa: “química” del jefe, que de paso, casi siempre resulta poco asertiva.
Cuando no formamos adecuadamente nuestros expedientes sobre el perfil; la habilidad para obtener la información completa y correcta se demerita; ya que no cuestionarán o profundizarán, no utilizarán el conocimiento de empresa para confrontar incongruencias, faltará conocimiento del negocio; de los procesos, cultura y valores que deben ser considerados al momento de documentar..
¿Qué son los Perfiles de Puesto?
El perfil de puesto tiene como objetivo principal facilitar a cualquier persona interna o externa; un panorama general de la función del puesto (características, tareas y responsabilidades) dentro de la organización y las competencias y conocimientos requeridos de quien lo ocupa.
Son pocas las organizaciones que dedican suficiente tiempo; análisis y estrategia en la creación de estos; o con frecuencia tan solo se usan perfiles de puesto genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la empresa.
La importancia de un perfil y descripción de puesto debe observarse a lo largo de la cadena de valor de la Organización y Capital Humano, debe asegurarse de su valía para gestionarlos a través de los diferentes procesos que administra. Por mencionar algunos:
El perfil de puesto en la atracción de talento
Al momento de separarse un colaborador; la primera actividad que debería venir a la mente del área es si se cuenta con la descripción y el perfil del puesto y si este se encuentra actualizado. Incluso a pesar de estar vigente; vale la pena acercarse con el cliente interno para confirmar el talento que buscaremos para cubrir la posición y evitar sorpresas durante el proceso de entrevista.
Llega a ser común en muchas organizaciones que al revisar la descripción y los requerimientos de los puestos a cubrir; los jefes ponen una serie de requisitos que van más allá de lo necesario y al momento de encontrar candidatos viables se salen de los parámetros de pago de la empresa; lo que termina con ajustar los requerimientos de los puestos.
¿Cómo hacer un perfil de puesto?
Para que el reclutamiento y selección de personal sea eficiente y no un proceso interminable, es fundamental redactar una descripción de puesto precisa que después puedas publicar en los canales de atracción de talento.
Se recomienda tomar en consideración los siguientes cuatro aspectos para elaborar un perfil de un puesto de trabajo:
- Análisis del puesto: Sé específico, detalla el tipo de cargo y las funciones y tareas claves. Evita las generalizaciones y piensa en términos de los beneficios que aportará a tu organización o a tus consumidores y clientes.
- Descripción del puesto: En este punto se define la finalidad básica del puesto de trabajo en función de conseguir las metas de la organización. Sé explícito acerca del tipo de desempeño que buscas en una persona, y las formas en cómo se mide la productividad, de esta manera evitarás contratar a alguien que puede desempeñar las tareas necesarias, pero cuyo rendimiento es deficiente.
- Funciones del cargo: Se detallan las funciones, tareas y actividades incluidas en el puesto. Realiza una lista de responsabilidades y ordénalas según su importancia; comienza con las habilidades que son inherentes al cargo que se necesitan cubrir, de esta manera sabrás lo que es deseable y lo que tal vez sea en realidad irrelevante.
- Formación exigida: Debes incluir los conocimientos mínimos requeridos para el correcto desempeño del puesto. En caso de que desees evaluar el desempeño de unos de tus colaboradores, con base en la descripción de su puesto de trabajo, lo más recomendable es tomar en cuenta los siguientes tres aspectos:
- Examinar el puesto, no al ocupante.
- Evaluar de forma periódica la vacante para verificar que los requerimientos del puesto se están llevando a cabo.
- Actualizar los perfiles. Las organizaciones están en constante cambio, por lo que los perfiles deben adaptarse a las nuevas demandas y los retos que presente el negocio.
