Como profesionales, es muy probable que hayamos participado en reuniones innecesarias, aburridas, o que simplemente no lograron conseguir ning\u00fan resultado evidente, dej\u00e1ndonos con la sensaci\u00f3n de haber perdido el tiempo.<\/p>\n\n\n\n
Desafortunadamente, el fen\u00f3meno anterior no es un tema aislado, sino una pr\u00e1ctica com\u00fan en muchas organizaciones de cualquier \u00edndole y tama\u00f1o. Por ello, es importante tener presente que una reuni\u00f3n no s\u00f3lo es determinar una agenda y empezar a tiempo.<\/p>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n te compartiremos estrategias para poder llevar a cabo reuniones verdaderamente efectivas, y que consigan resultados tangibles y de beneficio para todos. <\/p>\n\n\n\n
Una reuni\u00f3n efectiva debe de tener un prop\u00f3sito claro y entendible para todos los asistentes, ya sea que se busque compartir informaci\u00f3n, tomar decisiones o bien coordinar actividades. <\/p>\n\n\n\n
En el mejor escenario, el prop\u00f3sito de una reuni\u00f3n deber\u00eda ser para tomar una decisi\u00f3n o bien construir algo de manera colaborativa. Resolver un problema, mapear un proceso, planificar un proyecto, entre otras actividades son un ejemplo de uso para una reuni\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n
Sea cual sea el motivo de la reuni\u00f3n, aseg\u00farate de tener un objetivo claro, y que todos los asistentes comprendan la importancia de lograr dicho objetivo.<\/p>\n\n\n\n
Toda reuni\u00f3n requiere de una agenda clara que debe ser compartida con anticipaci\u00f3n a los asistentes, a fin de que estos preparen la informaci\u00f3n requerida para la fecha del evento.<\/p>\n\n\n\n
Es f\u00e1cil construir la agenda una vez que el objetivo de la reuni\u00f3n ha sido claramente identificado, y \u00e9sta debe ser construida con el \u00fanico prop\u00f3sito de conseguir ese objetivo.<\/p>\n\n\n\n
Para que la agenda y tiempos de una reuni\u00f3n sean respetados, debe haber una persona que lidere la misma. Esta persona ser\u00e1 responsable de asegurar que los puntos establecidos en la reuni\u00f3n sean tocados en tiempo y forma. <\/p>\n\n\n\n
Otra de las responsabilidades del l\u00edder de la reuni\u00f3n, es crear un ambiente de confianza en donde todos puedan participar con ideas o inclusive con desacuerdos, sin el temor de ser reprendidos o ignorados.<\/p>\n\n\n\n
Tener alguien que administre la sesi\u00f3n nos ayudar\u00e1 a obtener los mejores resultados en el tiempo establecido.<\/p>\n\n\n\n
El tiempo es dinero, por lo que cada minuto desperdiciado en una reuni\u00f3n es una perdida de valiosos recursos que podr\u00edan ser bien aprovechados en otras actividades.<\/p>\n\n\n\n
Especifica claramente el horario de inicio y fin, y resalta la importancia de respetar el tiempo de los asistentes iniciando justo a la hora en que fue definida. <\/p>\n\n\n\n
Igual de importante que la hora de inicio es la hora de fin. Una hora de fin respetada ayudar\u00e1 a que todos los asistentes a la reuni\u00f3n hagan lo posible por lograr los objetivos en el tiempo establecido.<\/p>\n\n\n\n
En base a los objetivos de la reuni\u00f3n es que se debe determinar qu\u00e9 personas deben de asistir a la misma. <\/p>\n\n\n\n
En cantidad de asistentes a una reuni\u00f3n recuerda que menos es m\u00e1s, as\u00ed que aseg\u00farate de invitar a aquellas personas que verdaderamente tendr\u00e1n puntos que ofrecer a la misma. <\/p>\n\n\n\n
Una reuni\u00f3n verdaderamente efectiva tendr\u00e1 resultados claros y a la vista de todos. <\/p>\n\n\n\n
Ya sea que se finalic\u00e9 la reuni\u00f3n con un plan de acci\u00f3n con actividades y compromisos claros y medibles, una lista de decisiones o bien una colecci\u00f3n de ideas, una reuni\u00f3n deber\u00e1 proveer un resultado de valor para la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n